Cómo Descargar Emails de una Cuenta IMAP

Introducción

En todos los alojamientos web contamos con un panel, se pueden crear tantas cuentas de correo como se necesiten. Esto no hay que confundirlo con un espacio ilimitado para almacenar todo el correo electrónico que se quiera en el servidor. Porque, aunque no lo parezca, los correos electrónicos ocupan espacio, sobre todo si se hace un uso intensivo del mismo o se añaden de manera habitual archivos adjuntos pesados.

Esto solo pasa si se tienen las cuentas de correo configuradas como IMAP.

Diferencias entre configurar una Cuenta de Email como POP o IMAP

Cuando creamos una cuenta de correo y queremos configurarla en Outlook u otro cliente de correo, una de las primeras cosas que nos va a preguntar es si queremos configurarla como POP o como IMAP. Con ambos protocolos podremos ver nuestros correos electrónicos pero la forma de trabajar con ellos será distinta.

POP

• Si configuramos la cuenta como POP, al conectarnos desde Outlook al servidor todos los correos se descargarán en el ordenador o dispositivo.
• Esto es perfecto para no llenar el servidor de correos electrónicos, pero solo podremos ver los emails en un único dispositivo.

IMAP

• Con IMAP los clientes de correo sincronizan las carpetas con el servidor, así que podemos consultar los emails desde ordenador, móvil, tablet, etc.
• El problema es que todos los emails deben permanecer en el servidor, ocupando espacio.

Las diferencias están claras: si se necesita usar el correo en distintos dispositivos se debe usar IMAP. Si se quiere tener un histórico de emails de varios años, es posible que el espacio del servidor no sea suficiente, y se necesite usar POP.

¿Cómo Descargar Emails a un Ordenador con Outlook?

Vamos a suponer que tenemos una cuenta configurada como IMAP en Outlook en un ordenador que funciona correctamente. Si abrimos Outlook veremos las cuentas configuradas, algo así:

Lo primero que tenemos que hacer es crear un archivo de datos de Outlook que se guarde en local. Solo tenemos que abrir Outlook e ir a: Inicio > Nuevo correo electrónico > Más elementos > Archivo de datos de Outlook?

Esto nos abrirá una ventana desde donde podremos elegir dónde guardar el archivo. Por defecto Windows lo guarda en: Documentos > Archivos de Outlook.

Una vez guardado, veremos un nuevo elemento en la barra izquierda con el nombre elegido. Hacemos clic derecho sobre él y seleccionamos Nueva carpeta?.

Ahora ya tendremos una carpeta lista para almacenar emails descargados.

Para descargar correos, vamos a la Bandeja de entrada, clic derecho en el email y seleccionamos: Mover > Emails Descargados (o el nombre que hayamos puesto).

Outlook hará el resto y moverá el email al archivo .pst local.

A partir de ese momento podemos ir seleccionando los emails que queramos para liberar espacio en el hosting. Incluso podemos ordenarlos por tamaño, fecha, etc. para agilizar el proceso.

Cosas a Tener en Cuenta

• Una vez descargados, los emails ya no permanecerán en el servidor, así que depende del usuario mantener copias de seguridad.
• El archivo con extensión .pst se guardará en Documentos > Archivos de Outlook si no cambiamos la ruta.
• Si el hosting avisa que estamos llegando al límite, este método es ideal para liberar espacio sin dejar de usar IMAP.